Binnen het gehele bouwproces zijn er verschillende partijen betrokken. Dit is ook zo wanneer men enkel kijkt naar de realisatie van de ventilatie: bouwheer, architect, EPB-verslaggever, aannemer, installateur, ventilatieverslaggever(s), … Deze verschillende functies zullen door verschillende personen worden opgenomen, maar kunnen eventueel worden gecombineerd. Om tot een kwaliteitsvolle ventilatie-installatie te komen die voldoet aan de eisen uit de EPB-regelgeving, is het daarom cruciaal dat de verschillende partijen nauw samenwerken en communiceren én elkaars verantwoordelijkheden respecteren.

Zo zal de EPB-verslaggever in samenspraak met de architect en de bouwheer verantwoordelijk zijn voor de indeling van de ruimtes met bepaling van de ruimtetypes, vloeroppervlakte en bijhorend de minimaal geëiste ontwerpdebieten. Ook de fictieve scheiding tussen woonkamer en open keuken behoort tot zijn takenpakket. De installateur is vervolgens verantwoordelijk voor het ontwerp en uitvoering van de installatie. De ventilatieverslaggever zal de debieten conform de regelgeving opmeten om te rapporteren in het VPV. Elk van deze partijen neemt best zijn verantwoordelijkheden en voorwaarden om daaraan te kunnen voldoen op in de offerte en overeenkomst.

Om de EPB-verslaggevers te begeleiden in de ingave van de ventilatiecomponenten zoals gerapporteerd in het VPV, werd er op hun vraag een koppeling voorzien tussen het online platform en de EPB 3G software. Deze bestaat uit de geëncrypteerde export van de ventilatiegebonden kenmerken van het EPB-dossier (.qfv-file) en een beveiligde import van het ventilatieprestatieverslag (.vpv-file). Om deze import steeds mogelijk te maken, moet de coördinator van het ventilatiedossier dit dossier telkens opstarten aan de hand van het .qfv-bestand. De EPB-verslaggever overhandigt dit bestand best vlak voor de afwerking van de startverklaring. Indien de coördinator het bestand niet tijdig ontvangt voor opmaak van het ventilatievoorontwerp, kan deze het dossier tijdelijk manueel opstarten en nadien het .qfv-bestand inladen. In uitzonderlijke situaties waarbij het voor de coördinator van het ventilatiedossier onmogelijk zou zijn om een .qfv-bestand van de EPB-verslaggever te verkrijgen, kan BCCA vzw een dummy .qfv-bestand bezorgen. Met de bijhorende instructies kan de coördinator dan toch een dossier opmaken.

Gezien de EPB-aangifte van de EPB-verslaggever nog verschillen kan vertonen met de EPB-startverklaring, zoals bv. toevoeging ruimtes, wijziging functies, …, kan de situatie ter plaatse verschillen van het ontvangen .qfv-bestand. Daarom is het mogelijk om tijdens de VOS-fase het dossier te actualiseren met behulp van een aangepast .qfv-bestand of om ruimtes manueel toe te voegen. Ook in VPV-fase kan elke deelverslaggever ruimtes manueel toevoegen of eventueel een opmerking toevoegen die alle medewerkers op het dossier kunnen raadplegen.